Sådan inviterer du dine gæster
Når du planlægger at afholde en begivenhed og sende indbydelser ud, kan invitationens udformning variere afhængigt af begivenheden, hvad enten det er et bryllup, en barnedåb eller en anden festlig lejlighed.
Din invitation skal også afspejle den stil og det udtryk, du ønsker at give din begivenhed. Vi har samlet nogle nyttige råd, som kan hjælpe dig med at vælge den perfekte invitation til din fest.
Markér datoen i kalenderen
Når du har fastlagt datoen for din begivenhed, er det vigtigt at informere dine gæster hurtigst muligt, så de ikke planlægger andre arrangementer på den samme dag.
Du kan overveje at sende en "Markér datoen i kalenderen"-kort, inspireret af det amerikanske "Save the Date" koncept. Dette fungerer som en slags for-invitation, hvor du ikke behøver at inkludere detaljer som tid og sted. Formålet er simpelthen at informere om, at du planlægger at afholde fx et bryllup på den pågældende dag, og du håber, de vil reservere datoen.
Denne type kort er mest anvendelig til større begivenheder som bryllupper eller konfirmationer. Du har mulighed for at lade din kreativitet udfolde sig med disse kort, da de ikke behøver at være lige så formelle som selve invitationen. Du kan fx sende en køleskabsmagnet, indgraveret chokolade eller simpelthen et smukt kort.
For yderligere inspiration, kan du finde et udvalg af kort på vores Pinterest-side. Her kan du skabe dit personlige kort og kalendermagneter.
Valg af sted for invitationer
Det kan være en udfordrende opgave at være kreativ med dine invitationer, især hvis du ikke har erfaring med at arbejde med grafiske designprogrammer som Photoshop eller lignende. Mange vælger derfor at lade professionelle designere tage sig af deres invitationer for at sikre, at de skiller sig ud og bliver noget, gæsterne gerne vil hænge op på køleskabet i tiden op til din begivenhed.
Indholdet i din invitation
Ud over de grundlæggende oplysninger er det vigtigt at tydeliggøre, hvem der er inviteret til din begivenhed. Du skal klart angive, om børn og partnere er inkluderet.
Glem ikke at inkludere en tidsfrist for svar i din invitation. Vi har sammensat en tjekliste med elementer, som din invitation bør indeholde:
- Dato og sted (hvis det er en barnedåb eller bryllup, skal du angive kirken)
- Tidsplan for dagen
- Senest muligt svar og kontaktinformation
- Eventuelle overnatningsmuligheder
- Eventuel dresscode
- Ønskeliste
- Toastmaster og deres kontaktinformation
Invitationer og indbydelser skaber grundlaget
Når du planlægger en begivenhed, er det afgørende at kommunikere dette til dine gæster, både så de kan reservere datoen og forstå begivenhedens planlægning.
Hvis du afholder et bryllup, er dagsordenen ofte fastlagt på forhånd, men invitationen giver dig mulighed for at fremhæve dine egne detaljer, især hvis de adskiller sig fra gæsternes forventninger.
Din invitation skal også være visuelt tiltalende og indbydende, så dine gæster har lyst til at hænge den op på køleskabet og se frem til din store dag.
Simpel eller detaljeret?
Du kan vælge at holde din invitation simpel og kun inkludere de grundlæggende oplysninger. Dette sikrer, at invitationen ikke virker rodet eller overvældende.
Du kan også overveje at inkludere din ønskeliste i konvolutten. At anmode om ønsker anses generelt ikke som uhøfligt, blot sørg for at inkludere gaveidéer i forskellige prisklasser, så dine gæster har valgmuligheder. Du kan også præsentere informationerne visuelt for at gøre invitationen mere spændende og mindre teksttung.
Invitationens visuelle udtryk
Din invitation bør afspejle stilen og temaet for din fest. Den fungerer som en smagsprøve for dine gæster, og de danner deres første indtryk ud fra den.
Derfor er det vigtigt at overveje, hvordan din invitation kan harmonere med dit arrangement. Skal invitationen være formel eller personlig, måske endda sjov? Det visuelle udtryk, du vælger, bør også afspejle begivenhedens tema og stil.
Hvis din begivenhed har røde nuancer, kan det være en god idé at bruge de samme farver i din invitation for at skabe en sammenhæng og et gennemført udtryk. Hvis du afholder en temafest, skal dette også komme tydeligt til udtryk i invitationen. For eksempel kan du opfordre gæsterne til at klæde sig ud i overensstemmelse med temaet eller medbringe en Hawaii-krans, hvis begivenheden har et Hawaii-tema.
Sjove invitationer
Der er utallige måder at skabe sjove invitationer på, og en af de bedste måder er at lade din personlighed skinne igennem.
En almindelig invitation i et Word-dokument kan ofte virke kedelig og uinspirerende. Hvis du kan fange din personligheds essens i invitationen, bliver den sjov, personlig og noget, dine gæster vil tale om.
For eksempel, hvis du elsker faldskærmsudspring, kan du tage et spring med en fotograf, der tager et billede af dig, mens du holder en tavle med invitationens oplysninger. Hvis du er dykkerentusiast, kan du oprette en invitation, der ser ud som om, den er sendt fra under vandet. Mulighederne er mange, især hvis du er dygtig til at bruge Photoshop.
Fantasien er den eneste grænse for kreativitet.
Emma Gads invitation
Du kender sandsynligvis til Emma Gad, som har fastlagt reglerne for takt og tone. I sin bog om selskabelighed, "Selskabslivet," påpeger hun vigtigheden af at invitere de mindre festlige personer, da de ofte har brug for invitationer til at bryde rutinen. Samtidig bør du inkludere de festglade personer for at skabe en gavnlig balance i dit selskab.
Hvornår du skal sende invitationer
Det er altid en god idé at sende invitationer ud i god tid. Dette forudsætter dog, at du allerede har fastlagt stedet og eventuelle kirkeritualer. Hvis din fest har et tema, bør dette også inkluderes i invitationen som en teaser.
Vi anbefaler at sende invitationer ud 3-5 måneder før større begivenheder som bryllupper, konfirmationer eller runde fødselsdage. Hvis du har sendt "Markér datoen i kalenderen"-kort ud, kan du vente lidt, da du ved, at dine gæster allerede har reserveret datoen. For mindre begivenheder som fødselsdage eller jubilæer anbefaler vi at sende invitationer ud cirka 2-3 måneder før arrangementet.
Når du har besluttet, hvornår du vil sende dine invitationer, skal du overveje, om du vil sende dem personligt eller med posten. Vi anbefaler at sende dem med posten for at undgå unødvendigt arbejde. Dog kan du vælge at overrække invitationen personligt, hvis du ved, at du vil se nogle af dine gæster inden festen.
Hvis du mangler et passende lokale, kan du finde det ved at følge nedenstående links:
Du kan også se alle ledige lokaler til leje på Lokalebasen.